Создание корпоративной почты

Cоздание корпоративной почты

Создание корпоративной почты позволяет вашему бизнесу иметь профессиональный электронный адрес с доменным именем вашей компании (например, name@yourcompany.com), что повышает доверие к бренду и упрощает организацию внутренней и внешней коммуникации. Вот пошаговое руководство по созданию корпоративной почты.

Шаг 1: Регистрация домена

1. Выберите домен для компании:
   • Если у вас уже есть домен для сайта, вы можете использовать его для почты (например, @yourcompany.com).
   • Если домен ещё не зарегистрирован, выберите уникальное название и зарегистрируйте.
2. Проверьте доступность домена:
   • Прежде чем купить домен, проверьте его доступность на сайте регистратора.
3. Зарегистрируйте домен:
   • Следуйте инструкциям на сайте регистратора, чтобы зарегистрировать домен на имя компании. Убедитесь, что у вас есть полный доступ к управлению доменом, так как это понадобится для настройки почты.

Шаг 2: Выбор почтового хостинга для корпоративной почты

Для корпоративной почты можно использовать специальные почтовые сервисы, такие как:

1. Google Workspace:
   • Платформа для бизнеса от Google, которая предлагает Gmail с вашим доменом, а также Google Drive, Документы, Календарь и другие инструменты.
   • Простой и надёжный интерфейс с поддержкой безопасности.
2. Microsoft 365 (ранее Office 365):
   • Корпоративная почта от Microsoft с доступом к Outlook и другим офисным приложениям.
   • Включает инструменты для командной работы и офисные программы (Word, Excel, PowerPoint).
3. Zoho Mail:
   • Альтернативный вариант с доступными тарифами и базовыми функциями корпоративной почты.

Выбор сервиса зависит от ваших предпочтений, бюджета и дополнительных инструментов, которые вам могут понадобиться.

Шаг 3: Настройка почтовых записей на домене (MX-записи)

После того как вы выбрали почтовый сервис, вам нужно настроить домен для работы с этим сервисом. Это делается путём добавления MX-записей (Mail Exchange) в настройки домена, чтобы указать, куда направлять почтовый трафик.

1. Получите данные для MX-записей:
   • Каждый почтовый провайдер предоставляет собственные MX-записи. Например, для Google Workspace это: ASPMX.L.GOOGLE.COM с приоритетом 1,
ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM с приоритетом 5,
ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM с приоритетом 5 и т.д.
   • Инструкции по MX-записям можно найти в справочной документации выбранного почтового сервиса.
2. Добавьте MX-записи в настройки домена:
   • Перейдите в панель управления вашим доменом на сайте регистратора.
   • Найдите раздел «DNS-записи» или «Управление зоной DNS».
   • Добавьте записи MX, которые предоставил почтовый сервис. Укажите приоритет и хост (обычно это @).
3. Сохраните изменения и дождитесь обновления DNS:
   • Изменения DNS могут занять от нескольких минут до 24 часов, в зависимости от настроек вашего регистратора.

Шаг 4: Создание почтовых ящиков для сотрудников

После настройки MX-записей, можно создавать почтовые ящики для сотрудников через выбранный почтовый сервис:

1. Войдите в панель администратора почтового сервиса:
   • Например, для Google Workspace это будет admin.google.com, для Microsoft 365 --- admin.microsoft.com.
2. Создайте почтовые ящики:
   • Перейдите в раздел «Пользователи» или «Аккаунты».
   • Создайте учётные записи для сотрудников, указав имя пользователя (например, name@yourcompany.com) и установите пароли.
   • Разошлите инструкции и логины пользователям, чтобы они могли начать использовать почту.

Шаг 5: Настройка безопасности и управления корпоративной почтой

Корпоративная почта должна быть защищена от угроз и несанкционированного доступа. Для этого настройте следующие параметры безопасности:

1. Двухфакторная аутентификация (2FA):
   • Включите двухфакторную аутентификацию для всех пользователей, чтобы защитить их аккаунты от несанкционированного доступа.
2. Шифрование и защита данных:
   • Проверьте, что все соединения защищены SSL/TLS, и используйте шифрование для защиты информации при передаче.
3. Политики и права доступа:
   • В настройках корпоративной почты можно установить права доступа для разных групп пользователей, ограничить отправку и получение писем и настроить другие правила безопасности.
4. Автоматическое резервное копирование:
   • Некоторые почтовые сервисы предлагают резервное копирование, чтобы защитить данные от потери.
5. Фильтрация спама и вредоносного ПО:
   • Настройте фильтрацию спама и защиту от вредоносного ПО, чтобы минимизировать количество нежелательных писем и угроз.

Шаг 6: Настройка дополнительных функций и интеграций

Многие корпоративные почтовые сервисы предоставляют инструменты для повышения продуктивности и совместной работы:

1. Календарь и совместное планирование:
   • Создайте общий календарь для компании, чтобы сотрудники могли планировать встречи и видеть занятость друг друга.
2. Хранилище файлов и облачные документы:
   • Используйте облачное хранилище и инструменты для совместной работы, которые предоставляются в Google Workspace, Microsoft 365 или других сервисах.
3. Чаты и видеоконференции:
   • Для внутренней коммуникации настройте чаты и видеоконференции, если они поддерживаются в вашем корпоративном пакете (например, Google Meet или Microsoft Teams).

Создание корпоративной почты --- это важный шаг для улучшения профессионального имиджа и организации коммуникаций компании. Выбрав подходящий почтовый сервис, настроив домен и добавив почтовые записи, вы сможете быстро и надёжно создать корпоративную почту для всех сотрудников. Убедитесь, что система защищена, и используйте возможности для совместной работы и повышения продуктивности.